هل يمكنك بناء أداة إدارة المشاريع بنفسك؟ أربع طرق للبناء، وحدود كل منها

مع الذكاء الاصطناعي، أصبح بناء أداة إدارة المشاريع بنفسك خيارًا واقعيًا أكثر بكثير من قبل.

تقارن هذه المقالة بين أربع طرق للبناء، وتعرض الجهد الذي تتطلبه كل طريقة وحدودها. والجواب المختصر أولًا: نعم، يمكنك بناء أداة إدارة المشاريع. أما السؤال الحقيقي فهو: كم شخصًا سيستخدمها، ولأي مدة، ومن سيصلحها.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag. GeckoFlag أداة لتتبّع المشكلات بناها مطوّرها لاستخدامه الخاص، ثم حوّلها إلى منتج. نكتب في هذه السلسلة من منظور من بنى أداة بنفسه، فنتناول الجوانب الجيدة والجوانب الصعبة معًا.

لماذا يرغب الناس في بناء أداتهم بأنفسهم

تختلف الأسباب التي تدفع الناس إلى التفكير في بناء أداتهم بأنفسهم. لنبدأ بالنظر في كل سبب، ونسأل: هل يحلّه البناء الذاتي فعلًا؟

إذا كان السبب “مكلفة جدًا” أو “أكثر من اللازم”، فقد يحلّ البحث عن أداة جاهزة أخرى المشكلة. أما إذا كانت طريقة عملك غير مألوفة ولا شيء يناسبها، أو كان البناء غاية في حد ذاته، فالبناء الذاتي منطقي.

ووضوح السبب يسهّل أيضًا الاختيار بين الطرق التالية.

هناك أربع طرق للبناء

بشكل عام، هناك أربع طرق لبناء أداة إدارة المشاريع.

مرّر الجدول أفقيًا ←

بأي من هذه الطرق، يمكنك بناء الشكل الأساسي: إضافة المهام، وتحديد مسؤول وموعد نهائي لكل منها، وتغيير حالتها. تظهر الفروق عندما يبدأ عدد أكبر من الأشخاص في استخدامها، وعندما تحتاج إلى إصلاحها لاحقًا. لننظر في كل طريقة على حدة.

البناء في جدول بيانات

أسهل خيار هو Excel أو جداول بيانات Google. يكفي في أبسط إعداد أربعة أعمدة:

• المهمة: مهمة واحدة في كل صف
• المسؤول: من سينفّذها
• الموعد النهائي: متى يجب إنجازها
• الحالة: تُختار من قائمة منسدلة، مثل لم تبدأ أو قيد التنفيذ أو مكتملة

أضف تنسيقًا شرطيًا يغيّر لون الصفوف المتأخرة، فيصبح التأخير ظاهرًا من النظرة الأولى. لشخص واحد أو بضعة أشخاص يعملون على مشروع ينتهي خلال بضعة أشهر، كثيرًا ما يكون هذا كافيًا.

لكن مع ازدياد عدد الأشخاص والمهام، يبدأ الجدول في التفكك شيئًا فشيئًا. فلا يوجد مكان لتسجيل تاريخ المهمة، وكتابة اسم شخص بصفته المسؤول لا تُرسل إليه أي إشعار.

ذو صلةنتناول حدود إدارة العمل في جدول بيانات بالتفصيل في الجزء 2 من سلسلتنا للمبتدئين “أداتك الأولى لإدارة المشاريع”: “متى يبلغ جدول متابعة Excel حدوده؟”

البناء بأداة بلا برمجة

تتيح لك أدوات البناء بلا برمجة، مثل Notion أو Airtable، إنشاء قاعدة بيانات وعرضها في شكل قائمة أو لوحة كانبان أو تقويم وغير ذلك. يمكنك تجميع نظام لتتبّع المشكلات من دون برمجة.

من مزاياها أنك تستطيع إضافة الحقول بحرية، وتحسين المظهر بسهولة. ويمكنك تجربة إعداد يناسب عملك وتعديله أثناء العمل.

في المقابل، انتبه إلى ما يلي:

• تميل التكاليف إلى الارتفاع مع عدد المستخدمين: تفرض كثير من هذه الخدمات رسومًا بحسب عدد المستخدمين، فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع ما يقارب تكلفة أداة جاهزة.
• لا يفهم البنية إلا من بناها: من السهل الوصول إلى وضع لا يعرف فيه أي حقل يرتبط بماذا إلا الشخص الذي بنى النظام.
• تعتمد على الخدمة: أي تغيير في ميزات الخدمة أو أسعارها يؤثر فيك مباشرة.

البناء بكتابة الشيفرة

إذا كنت تجيد البرمجة، فيمكنك البناء من الصفر. تمنحك هذه الطريقة أكبر قدر من الحرية، ويمكنك أن تجعل الأداة مطابقة تمامًا لعملك. كما أنها مشروع ممتاز للتعلّم.

لكن ما يستغرق الوقت ليس الأجزاء الظاهرة، مثل قائمة المهام أو نموذج الإدخال، بل الأجزاء التي لا تراها على الشاشة:

• تسجيل الدخول وإدارة كلمات المرور
• الصلاحيات: من يستطيع أن يرى ماذا وأن يفعل ماذا
• تخزين البيانات، والحماية من فقدانها

وفوق ذلك، تتولى بنفسك كل ما يأتي بعد الإطلاق: إصلاح الأخطاء، ومواكبة تحديثات الخادم ولغة البرمجة. وليس من النادر أن يتجاوز الوقت المستغرق في الصيانة الوقتَ المستغرق في البناء.

البناء بالذكاء الاصطناعي

الطريقة التي تحظى بأكبر قدر من الاهتمام حاليًا هي أن يكتب الذكاء الاصطناعي الشيفرة. اطلب منه “ابنِ تطبيقًا أستطيع فيه إضافة المهام وتحديد مسؤول وموعد نهائي وحالة لكل منها”، وقد يعمل شيء ما على الشاشة خلال ساعات.

أن تحصل على شيء يعمل من دون أن تعرف البرمجة تغيير كبير. لكن هناك أمرًا واحدًا يجب الحذر منه.

إذا لم تستطع قراءة الشيفرة التي ينتجها، فلن تستطيع إصلاحها عندما يظهر خطأ. قد يصلحها طلب جديد من الذكاء الاصطناعي، لكن شيئًا آخر قد يتعطل. ولكي تعرف ما الذي تعطل وأين، ما زلت تحتاج إلى القدرة على قراءة الشيفرة.

كما أن طريقة التعامل مع أمان الشيفرة التي يكتبها الذكاء الاصطناعي وحقوقها تتوقف على شروط الخدمة التي تستخدمها وعلى طريقة استخدامك لما تبنيه. إذا كنت ستستخدمها في العمل، فراجع شروط خدمة الذكاء الاصطناعي التي تستخدمها.

السلسلةإلى أي مدى يمكن البناء فعلًا بالذكاء الاصطناعي هو موضوع التجربة في الجزء 2، “طلبنا من الذكاء الاصطناعي بناء أداة لتتبّع المشكلات” (قريبًا)

الاختيار يتوقف على: كم شخصًا، ولأي مدة، ومن سيصلحها

يتوقف اختيار إحدى الطرق الأربع على طريقة الاستخدام أكثر مما يتوقف على الميزات. وباستخدام ثلاثة أسئلة، كم شخصًا، ولأي مدة، ومن سيصلحها، إليك دليلًا تقريبيًا:

وإذا كانت طريقة عملك غير مألوفة إلى حد أن أي أداة جاهزة لا تناسبها، فإن البناء بنفسك (بكتابة الشيفرة أو بالذكاء الاصطناعي) يستحق النظر فيه، بصرف النظر عن حجم الفريق أو المدة.

هذا الجدول دليل تقريبي فقط. حتى لشخص واحد أو فريق صغير، هناك أوقات تجعل فيها الأداة الأمور أسهل.

انتبه خصوصًا إلى الصف الأخير. سيستخدمها أشخاص من الخارج، وستُستخدم لسنوات، وقد ينتقل من بناها إلى عمل آخر أو يغادر. إذا انطبق أمر واحد من هذه، فاقرأ الجزء 3 وما بعده قبل أن تبدأ البناء.

ما الذي يقع بين “إنها تعمل” و“إنها قابلة للاستخدام”

عندما يبدأ الناس في بناء أداتهم بأنفسهم، يلاحظ كثير منهم أمرًا في منتصف الطريق: هناك فجوة كبيرة بين “إنها تعمل” و“يستطيع كثيرون استخدامها لمدة طويلة”.

على سبيل المثال، يصعب التفكير في الأمور التالية أثناء بناء الشاشات الأولى:

• ما يستطيع كل عضو رؤيته: تريد أن يرى الأشخاص من الخارج هذا المشروع وحده فقط
• إعادة تعيين كلمة مرور منسية: تريد أن يعيد الناس تعيينها بأنفسهم عبر البريد الإلكتروني
• إشعارات البريد الإلكتروني: تريد إشعار الناس عند إسناد مهمة إليهم أو عند إضافة تعليق
• النسخ الاحتياطي للبيانات: لا تريد أن تفقد سجل مهامك حتى لو تعطّل الخادم

كل هذه الأمور تصبح ضرورية بمجرد أن يبدأ عدد أكبر من الأشخاص في استخدام الأداة. وكل أمر منها تبنيه يضيف المزيد مما يجب التحقق منه وإصلاحه.

السلسلةنجمع الأمور التي لا يلاحظها الناس إلا بعد البناء بأنفسهم في قائمة تحقق في الجزء 3، “المسافة بين ‘إنها تعمل’ و‘إنها قابلة للاستخدام’” (قريبًا)

الخلاصة

• يمكنك بناء أداة إدارة المشاريع بأي من أربع طرق: جدول بيانات، أو أداة بلا برمجة، أو كتابة الشيفرة، أو البناء بالذكاء الاصطناعي
• يفيد البناء الذاتي أكثر ما يفيد عندما تكون طريقة عملك غير مألوفة ولا تناسبها أي أداة جاهزة، أو عندما يكون البناء غاية في حد ذاته
• اختيار الطريقة يتوقف على: كم شخصًا، ولأي مدة، ومن سيصلحها
• هناك فجوة كبيرة بين “إنها تعمل” و“يستطيع كثيرون استخدامها لمدة طويلة”

البناء الذاتي ليس خيارًا متهوّرًا على الإطلاق. لكن التفكير فيما يأتي بعد البناء، قبل أن تبدأ، سيوفّر عليك طرقًا جانبية.

في المرة القادمة، سنطلب من الذكاء الاصطناعي بناء تطبيق لتتبّع المشكلات ونرى إلى أي مدى يصل. وفي نهاية السلسلة، بصفتنا مطوّرين بنينا أداتنا بأنفسنا، سنشارككم استنتاجنا حول البناء أو الشراء.

أما كيف تتغيّر إدارة المهام نفسها عندما تستخدم الذكاء الاصطناعي في العمل، فنتناوله في الجزء 1 من سلسلتنا “إدارة المهام لفرق تعمل مع الذكاء الاصطناعي”: “بعد أن بدأت استخدام الذكاء الاصطناعي، هل ما زلت بحاجة إلى أداة لإدارة المهام؟”