สร้างเครื่องมือจัดการโปรเจกต์เองได้ไหม? 4 วิธีสร้าง และข้อจำกัดของแต่ละวิธี

เมื่อมี AI การสร้างเครื่องมือจัดการโปรเจกต์เองกลายเป็นทางเลือกที่เป็นไปได้จริงมากขึ้นอย่างมาก

บทความนี้เปรียบเทียบ 4 วิธีในการสร้าง พร้อมแรงที่ต้องใช้และข้อจำกัดของแต่ละวิธี บอกคำตอบสั้น ๆ ก่อน: ใช่ เครื่องมือจัดการโปรเจกต์สร้างเองได้ คำถามที่แท้จริงคือ จะใช้กี่คน ใช้ถึงเมื่อไร และใครจะเป็นคนแก้

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag GeckoFlag เป็นเครื่องมือติดตามปัญหาที่ผู้พัฒนาสร้างขึ้นเพื่อใช้เองก่อน แล้วจึงพัฒนาเป็นผลิตภัณฑ์ ในซีรีส์นี้ เราเขียนจากมุมมองของคนที่เคยสร้างเองมาแล้ว ทั้งส่วนที่ดีและส่วนที่ยาก

ทำไมจึงอยากสร้างเอง

เหตุผลที่ทำให้เริ่มคิดจะสร้างเครื่องมือเองมีหลากหลาย ก่อนอื่น ลองมาดูทีละเหตุผล แล้วถามว่าการสร้างเองแก้ปัญหานั้นได้จริงหรือไม่

ถ้าเหตุผลคือ “แพงเกินไป” หรือ “มากเกินไป” การหาเครื่องมือสำเร็จรูปตัวอื่นอาจแก้ปัญหาได้แล้ว ในทางกลับกัน ถ้าขั้นตอนงานของท่านเฉพาะตัวจนไม่มีอะไรเข้ากันได้ หรือการสร้างคือเป้าหมายในตัวเอง การสร้างเองก็สมเหตุสมผล

เมื่อเหตุผลชัดเจน ก็จะเลือกวิธีด้านล่างได้ง่ายขึ้นด้วย

วิธีสร้างมีอยู่ 4 วิธี

โดยรวมแล้ว วิธีสร้างเครื่องมือจัดการโปรเจกต์มีอยู่ 4 วิธี

เลื่อนตารางไปด้านข้างได้ →

ไม่ว่าวิธีไหนก็สร้างรูปแบบพื้นฐานได้: เพิ่มงาน กำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง แล้วเปลี่ยนสถานะ ความแตกต่างจะปรากฏเมื่อมีคนใช้มากขึ้น และเมื่อต้องแก้ไขในภายหลัง มาดูทีละวิธีกัน

สร้างด้วยสเปรดชีต

ทางเลือกที่ง่ายที่สุดคือ Excel หรือ Google ชีต โครงสร้างขั้นต่ำใช้แค่ 4 คอลัมน์:

• งาน: แถวละหนึ่งเรื่องที่ต้องทำ
• ผู้รับผิดชอบ: ใครเป็นคนทำ
• กำหนดส่ง: ภายในเมื่อไร
• สถานะ: เลือกจากรายการแบบดรอปดาวน์ เช่น ยังไม่เริ่ม กำลังทำ หรือเสร็จแล้ว

เพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้แถวที่เลยกำหนดเปลี่ยนสี ก็จะเห็นงานที่ล่าช้าได้ในทันที สำหรับ 1 ถึงไม่กี่คนที่ทำโปรเจกต์ซึ่งจบในไม่กี่เดือน เท่านี้ก็มักจะพอ

แต่เมื่อจำนวนคนและงานเพิ่มขึ้น ตารางก็จะค่อย ๆ เริ่มรวน ไม่มีที่บันทึกประวัติของงาน และการใส่ชื่อใครสักคนเป็นผู้รับผิดชอบก็ไม่ได้แจ้งให้คนนั้นรู้

ที่เกี่ยวข้องข้อจำกัดของการจัดการงานด้วยสเปรดชีต อธิบายโดยละเอียดในตอนที่ 2 ของซีรีส์สำหรับมือใหม่ “เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ครั้งแรก” เรื่อง “ตารางติดตามงานใน Excel ถึงขีดจำกัดตรงไหน?”

สร้างด้วยเครื่องมือ No-code

เครื่องมือ No-code อย่าง Notion หรือ Airtable ช่วยให้สร้างฐานข้อมูล แล้วแสดงเป็นรายการ บอร์ดคัมบัง ปฏิทิน และอื่น ๆ ได้ จึงประกอบระบบติดตามปัญหาขึ้นมาได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม

จุดเด่นคือเพิ่มฟิลด์ได้อย่างอิสระ และทำให้หน้าตาดูดีได้ง่าย ท่านลองโครงสร้างที่เข้ากับงานของตัวเอง แล้วปรับไประหว่างใช้ได้

ในอีกด้านหนึ่ง ควรระวังเรื่องต่อไปนี้:

• ค่าใช้จ่ายมักเพิ่มตามจำนวนคน: บริการเหล่านี้หลายตัวคิดค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้ จึงอาจต้องจ่ายพอ ๆ กับเครื่องมือสำเร็จรูป
• มีแต่คนสร้างที่เข้าใจโครงสร้าง: ง่ายมากที่จะกลายเป็นสภาพที่มีแต่คนสร้างเท่านั้นที่รู้ว่าฟิลด์ไหนเชื่อมกับอะไร
• ต้องพึ่งพาบริการนั้น: การเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์หรือราคาของบริการส่งผลถึงท่านโดยตรง

สร้างด้วยการเขียนโค้ดเอง

ถ้าเขียนโปรแกรมได้ ก็สร้างตั้งแต่ศูนย์ได้ วิธีนี้มีอิสระมากที่สุด และทำให้เข้ากับงานของตัวเองได้พอดี อีกทั้งยังเป็นโปรเจกต์สำหรับเรียนรู้ที่ดีมาก

แต่สิ่งที่ใช้เวลาไม่ใช่ส่วนที่มองเห็นอย่างรายการงานหรือฟอร์มกรอกข้อมูล หากเป็นส่วนที่มองไม่เห็นบนหน้าจอ:

• การเข้าสู่ระบบและการจัดการรหัสผ่าน
• สิทธิ์การใช้งาน: ใครดูและทำอะไรได้บ้าง
• การจัดเก็บข้อมูล และการป้องกันข้อมูลสูญหาย

นอกจากนี้ ทุกอย่างหลังเริ่มใช้งานท่านต้องดูแลเอง: แก้บั๊ก และตามการอัปเดตของเซิร์ฟเวอร์และภาษาโปรแกรม ไม่ใช่เรื่องแปลกที่เวลาดูแลรักษาจะมากกว่าเวลาที่ใช้สร้าง

ให้ AI สร้าง

วิธีที่ได้รับความสนใจมากที่สุดในตอนนี้คือให้ AI เขียนโค้ด ลองขอว่า “สร้างแอปที่เพิ่มงานได้ และกำหนดผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง และสถานะให้แต่ละงานได้” บางครั้งเพียงไม่กี่ชั่วโมงก็มีสิ่งที่ทำงานได้บนหน้าจอแล้ว

การสร้างสิ่งที่ทำงานได้โดยไม่ต้องรู้การเขียนโปรแกรมเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ แต่มีเรื่องหนึ่งที่ต้องระวัง

ถ้าอ่านโค้ดที่ได้มาไม่ออก เมื่อเกิดบั๊กก็จะแก้ไม่ได้ ขอ AI อีกครั้งอาจแก้ได้ แต่ส่วนอื่นก็อาจพังแทน การจะรู้ว่าอะไรพังและพังตรงไหน ยังต้องอ่านโค้ดได้อยู่ดี

ความปลอดภัยและสิทธิ์ในโค้ดที่ AI เขียนจะถูกพิจารณาอย่างไร ยังขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของบริการที่ใช้และวิธีที่ท่านนำสิ่งที่สร้างไปใช้ หากใช้ในงาน โปรดตรวจสอบข้อกำหนดของบริการ AI ที่ท่านใช้

ซีรีส์AI สร้างได้จริงแค่ไหน เราจะทดลองในตอนที่ 2 “เราลองให้ AI สร้างแอปติดตามปัญหา” (เร็ว ๆ นี้)

จะเลือกวิธีไหนขึ้นกับ กี่คน ถึงเมื่อไร และใครแก้

จะเลือกวิธีไหนใน 4 วิธี ขึ้นอยู่กับสถานการณ์การใช้งานมากกว่าฟีเจอร์ เมื่อสรุปด้วย 3 คำถาม คือ กี่คน ถึงเมื่อไร และใครแก้ จะได้แนวทางคร่าว ๆ ดังนี้:

นอกจากนี้ ถ้าขั้นตอนงานของท่านเฉพาะตัวจนไม่มีเครื่องมือสำเร็จรูปตัวไหนเข้ากันได้ การสร้างเอง (เขียนโค้ดเอง หรือให้ AI สร้าง) ก็ควรค่าแก่การพิจารณา ไม่ว่าจะกี่คนหรือนานแค่ไหน

ตารางนี้เป็นเพียงแนวทางคร่าว ๆ แม้จะใช้คนเดียวหรือทีมเล็ก ก็มีบางครั้งที่เครื่องมือช่วยให้ทำงานสบายขึ้น

ขอให้ใส่ใจแถวสุดท้ายเป็นพิเศษ คนภายนอกจะใช้ด้วย จะใช้ต่อเนื่องหลายปี คนสร้างอาจย้ายงานหรือลาออก ถ้าเข้าข่ายแม้แต่ข้อเดียว ขอให้อ่านตอนที่ 3 เป็นต้นไปก่อนเริ่มสร้าง

สิ่งที่อยู่ระหว่าง “ใช้งานได้” กับ “ใช้งานจริงได้”

เมื่อเริ่มสร้างเครื่องมือเองแล้ว หลายคนจะสังเกตเห็นบางอย่างระหว่างทาง: ระหว่าง “ใช้งานได้” กับ “คนจำนวนมากใช้ได้เป็นเวลานาน” มีช่องว่างที่กว้างมาก

ตัวอย่างเช่น เรื่องต่อไปนี้นึกถึงได้ยากขณะสร้างหน้าจอแรก ๆ:

• สมาชิกแต่ละคนเห็นอะไรได้บ้าง: อยากให้คนภายนอกเห็นแค่โปรเจกต์นี้เท่านั้น
• การรีเซ็ตรหัสผ่านที่ลืม: อยากให้แต่ละคนรีเซ็ตเองได้ทางอีเมล
• การแจ้งเตือนทางอีเมล: อยากแจ้งเมื่อมีคนได้รับมอบหมายงานหรือมีความคิดเห็นใหม่
• การสำรองข้อมูล: ไม่อยากให้ประวัติงานหายแม้เซิร์ฟเวอร์จะมีปัญหา

ทั้งหมดนี้จำเป็นขึ้นมาทันทีเมื่อมีคนใช้เครื่องมือมากขึ้น และทุกอย่างที่สร้างเพิ่มก็ทำให้มีสิ่งที่ต้องตรวจสอบและต้องแก้มากขึ้น

ซีรีส์สิ่งที่มักเพิ่งสังเกตเห็นหลังสร้างเอง เราจะรวบรวมเป็นเช็กลิสต์ในตอนที่ 3 “ระยะทางจาก ‘ใช้งานได้’ ถึง ‘ใช้งานจริงได้’” (เร็ว ๆ นี้)

สรุป

• เครื่องมือจัดการโปรเจกต์สร้างเองได้ด้วยวิธีใดก็ได้ใน 4 วิธี: สเปรดชีต เครื่องมือ No-code เขียนโค้ดเอง หรือให้ AI สร้าง
• การสร้างเองได้ผลมากที่สุดเมื่อขั้นตอนงานของท่านเฉพาะตัวจนไม่มีเครื่องมือสำเร็จรูปที่เข้ากันได้ หรือเมื่อการสร้างคือเป้าหมายในตัวเอง
• จะเลือกวิธีไหนขึ้นกับ กี่คน ถึงเมื่อไร และใครแก้
• ระหว่าง “ใช้งานได้” กับ “คนจำนวนมากใช้ได้เป็นเวลานาน” มีช่องว่างที่กว้างมาก

การสร้างเองไม่ใช่ทางเลือกที่บ้าบิ่นเลย แต่การคิดถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังสร้างเสร็จตั้งแต่ก่อนเริ่ม จะช่วยให้ไม่ต้องเดินอ้อม

ครั้งหน้า เราจะให้ AI สร้างแอปติดตามปัญหา แล้วดูว่าทำได้แค่ไหน ในตอนท้ายของซีรีส์ ในฐานะผู้พัฒนาที่สร้างเครื่องมือเอง เราจะเล่าข้อสรุปว่าควรสร้างเองหรือควรซื้อ

การจัดการงานเองเปลี่ยนไปอย่างไรเมื่อใช้ AI ในการทำงาน อธิบายไว้ในตอนที่ 1 ของซีรีส์ “การจัดการงานสำหรับทีมที่ทำงานร่วมกับ AI” เรื่อง “ใช้ AI แล้ว ยังต้องมีเครื่องมือจัดการงานอยู่ไหม?”